Unternehmen wollen E-Mail eindämmen: Was sind die Ansätze?

Kennen Sie das auch? Ihr E-Mail-Postfach läuft ständig über? Sie verbringen viel Zeit damit, Ihre E-Mails zu bearbeiten und haben trotzdem den Eindruck, zu wenig mit Kollegen und Mitarbeitern im Austausch zu stehen? Sind Sie auch der Meinung, dass sich daran etwas ändern muss? Dann sind Sie in guter Gesellschaft.


(Quelle: vinjones.com)

Was können Sie tun?

Persönliche Gespräche führen statt elektronisch zu kommunizieren

Das persönliche Gespräch unter vier Augen oder in der Gruppe sind unbestritten das stärkste Mittel, bspw. um Mitarbeiter zu führen, vom Team Unterstützung für gemeinsame Ziele zu erwirken oder wichtige Entscheidungen herbeizuführen.

Den E-Mail-Verkehr einschränken

Im Handelsblatt war letzte Woche zu lesen, dass einige große deutsche Unternehmen die E-Mail Nutzung drastisch einschränken wollen. Daimler will bspw. im kommenden Jahr auf Wunsch, E-Mails bei Abwesenheit löschen lassen. Bei Volkswagen können seit einiger Zeit ab 18:15 Uhr keine E-Mails mehr mobil empfangen werden. EON empfiehlt Mitarbeitern und Managern außerhalb der üblichen Arbeitszeiten auf Mails und Telefonate zu verzichten. (Handelsblatt, 27.11.2012)

Kommunikationskultur und Medienkompetenz im Unternehmen stärken

Ein weiterer Ansatz besteht darin, Mitarbeitern zu vermitteln, wie die allseits verfügbaren Kommunikationsmedien wie E-Mail und Intranet richtig angewendet werden. Dazu gehört die situationsgerechte Auswahl von Medium, Adressat und Inhalt ebenso wie das Sensibilisieren für Themen wie Erreichbarkeit, Work-Life-Balance und Privatsphäre. Tipps für bessere E-Mails finden Sie z.B. hier oder hier.

Neue Kommunikationsmedien nutzen

Der Einsatz eines modernen Kommunikationswerkzeugs aus dem Bereich Social Networking und Social Communication ist der dritte zunehmend häufiger praktizierte Ansatz. Das Video oben zeigt sehr anschaulich, wie ineffizient E-Mails für die Abstimmung in einem Team sind und wie schlank und effektiv in einem webbasierten Teamraum (z.B. einem Blog) abläuft.

Was ist nun der richtige Ansatz?

Der Wert persönlicher Gespräche ist unbestritten. Aber in der Realität setzen dem die verfügbare Zeit und die Arbeit an unterschiedlichen Orten und zu verschiedenen Uhrzeiten enge Grenzen. Auch die Telefonie kann dies nicht wirklich ausmerzen. Die zeitversetzte virtuelle Kommunikation stellt damit eine ganz wesentliche Alternative dar.

Wie so häufig gibt es auch für das E-Mail-Dilemma nicht die eine Ideallösung. Ich bin überzeugt, dass Verbote keine wirkliche Lösungsalternative sind. Wird es für die Mitarbeiter nicht viele Wege geben, die Einschränkungen zu umgehen? Frei verfügbare Tools wie z.B. Google Mail machen es ganz einfach, diese an Stelle der offiziellen Plattformen zu nutzen. Damit hat ein Verbot nicht nur keine Wirkung, sondern führt möglicherweise zu ernsthaften Problemen mit Datenschutz und Vertraulichkeit!

Uneingeschränkt empfehlenswert ist es, in die Stärkung der Medienkompetenz der Mitarbeiter zu investieren. Die Führungsmannschaft eines Unternehmens spielt dabei die wichtigste Rolle. Sie prägt durch ihr Kommunikationsverhalten die Kommunikationskultur ganz wesentlich.

Die wesentliche Voraussetzung für reibungslose Online-Kommunikation ist das Angebot der richtigen Werkzeuge. Neben E-Mail und Telefon gehört dazu heute auch eine geeignete Plattform für die transparente Kommunikation im Team. Neben der funktionellen Eignung ist dabei wichtig, dass Vertraulichkeit und sicherer Betrieb von Anfang an sichergestellt sind, z.B. durch ein verlässliches SaaS-Angebot oder den Betrieb im eigenen Haus. Wir empfehlen dazu natürlich Communote.

So starten Sie die Bekämpfung der E-Mail-Flut

Mit den folgenden Maßnahmen können Sie schrittweise vorgehen:

1. Leben Sie gute Kommunikation vor und vermitteln Sie Kollegen und Mitarbeitern wie sie elektronische Kommunikation richtig verwenden.

2. Testen Sie den Einsatz eines modernen Werkzeugs für transparente Teamkommunikation. Wir empfehlen Communote!

3. Pilotieren Sie den Einsatz in Ihrem Team, sammeln Sie erste Erfahrungen.

4. Übertragen Sie diese Erfahrungen auf andere Teams und fördern Sie so die Verbreitung im Unternehmen.

Neue Werkzeuge werden keinesfalls die E-Mail komplett ersetzen. Durch die Verlagerung der Teamkommunikation in leichtgewichtige Medien wie z.B. Communote wird die übermäßige Belastung durch volle Mailboxen jedoch reduziert und es bleibt mehr Zeit für produktiven Austausch im Team.

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